Najczęściej powodem, przez który uzupełnianie briefu nie jest uznawane za ważne przy działaniach marketingowych, jest fakt, że klient nie zawsze jest świadomy tego, czym tak naprawdę jest ten dokument.
Stworzenie produktu, który nie będzie zaledwie dodatkiem, ale integralną częścią biznesu, narzędziem, dzięki któremu można zwiększyć zyski, jest dużym wyzwaniem. Wymaga to nie tylko umiejętności w zakresie designu czy programowania, ale przede wszystkim odpowiedniej wrażliwości i przenikliwości wobec klienta. Brief w założeniu jest dokumentem, w którym należy odpowiedzieć na szereg pytań, dzięki któremu agencji lub freelancerowi łatwiej jest stworzyć konkretny produkt. Jednak mogą pojawiać się pytania – po co taka forma? Przecież rozmowy, spotkania czy wiadomości mailowe powinny w zupełności wystarczyć. I dlaczego w briefie pojawiają się nieraz pytania, które wydają się dziwne i niepotrzebne? Co zapewnia brief i dlaczego jego uzupełnienie jest istotne zarówno z perspektywy agencji, jak i klientów?
Oczywiście, spotkania czy rozmowy telefoniczne z naszymi klientami są bardzo ważne i również stanowią istotną część procesu kreatywnego. Jednak dopiero w połączeniu z briefem pozwalają one uzyskać jak najszersze spojrzenie na zadanie, przed którym stajemy. Dlaczego jednak ten dokument jest tak ważny?
Jak już wspomnieliśmy, brief pełni ważną funkcję w całym procesie kreatywnym. Jednak niektóre osoby mogą czuć się przytłoczone formularzem z momentami bardzo specyficznymi pytaniami, które czasem mogą wydawać się nieistotne. Jak się do tego zebrać? Zasady są bardzo proste: ważna dla nas jest nie tylko szczerość, ale też każda informacja. Zachęcamy klientów, by w briefie umieszczali obszerne odpowiedzi. Czasem łatwo uznać coś za oczywiste lub nieistotne – bywa, że rzeczywiście tak jest, jednak w wielu przypadkach takie szczegóły mają duży wpływ na stronę oraz jej odbiór. Każda informacja jest dla nas cenna.
Czasem jednak zdarza się, że wypełnienie tego dokumentu nie jest konieczne – dzieje się tak, gdy podczas spotkania lub rozmowy uzyskaliśmy wystarczającą ilość informacji. Wtedy tworzony jest brief wewnętrzny – a nasi klienci do potwierdzenia otrzymują ustalenia ze spotkania. Takie podejście pozwala nam także współpracować w sposób elastyczny i dopasowany.
Brief został wypełniony – co dalej się z nim dzieje? Towarzyszy nam on na każdym etapie projektu – to, jak działamy, dokładnie opisujemy tutaj. Oznacza to, że ten dokument przechodzi nieraz przez naprawdę wiele rąk! Jednak to właśnie on jest podstawą do kolejnych działań. Dobrze opisany brief pozwala nam zarówno odpowiednio przewidzieć koszty czy potrzebne zasoby, jak i dokładnie opracować projekt czy go wdrożyć. Oczywiście, nie jest on jedyną podstawą naszych działań. Wiemy, jak ważna jest ścisła współpraca z klientem, dlatego dbamy o komunikację na każdym etapie – może się wtedy okazać, że założenia zawarte w briefie się zmienią. Jednak nadal pozostaje on punktem wyjścia, który pozwala nam wiele elementów zaplanować czy przewidzieć.
Pierwszym miejscem, gdzie trafia ten dokument, jest nasz dział handlowy. Tam zostaje on poddany dokładnej analizie i rozplanowane zostają kolejne etapy. Następnie brief trafia do działów produkcyjnych, które na jego bazie tworzą stronę. Jak widać, dokładnie uzupełniony dokument jest bardzo istotnym elementem współpracy, dzięki któremu możemy tworzyć odpowiednio dostosowane produkty.