Polityka prywatności

Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies i podobnych technologii w związku z korzystaniem ze strony internetowej www.specialspace.pl.

Dbamy o prywatność użytkowników naszej strony i dokładamy należytej staranności, aby dane osobowe były przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz właściwymi przepisami krajowymi.

Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

Special Space sp. z o.o.
ul. Kijowska 44, 85-703 Bydgoszcz
KRS: 0000703732
NIP: 5542957257
REGON: 368736612

Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych:
[email protected]

Zakres i źródła danych

Możemy przetwarzać Twoje dane osobowe, gdy:

• kontaktujesz się z nami przez formularz kontaktowy, e-mail, telefon lub media społecznościowe
• prosisz o ofertę, wycenę, konsultację lub kontakt handlowy
• współpracujesz z nami jako klient, kontrahent lub przedstawiciel klienta
• odwiedzasz naszą stronę internetową
• korzystasz z naszych profili w mediach społecznościowych

Zakres danych może obejmować w szczególności:

• imię i nazwisko
• nazwę firmy
• adres e-mail
• numer telefonu
• treść wiadomości
• dane zawarte w briefach, zapytaniach i przesłanych plikach
• dane techniczne dotyczące korzystania ze strony, w tym adres IP, identyfikatory internetowe, dane o urządzeniu, przeglądarce i aktywności na stronie – w zakresie wynikającym z ustawień cookies i używanych narzędzi

Cele i podstawy przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

• obsługa zapytań i komunikacji
  na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na prowadzeniu komunikacji i udzielaniu odpowiedzi
• podjęcie działań przed zawarciem umowy, w tym przygotowanie oferty, wyceny lub konsultacji
  na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO
• realizacja umowy i współpracy projektowej
  na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO
• wypełnianie obowiązków prawnych, w szczególności księgowych i podatkowych
  na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO
• ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami
  na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO
• prowadzenie statystyk, analizy działania strony, remarketingu i działań marketingowych z użyciem narzędzi takich jak GA4, Meta Pixel i podobne rozwiązania
  na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgody użytkownika – w zakresie, w jakim dane są zbierane przez cookies i podobne technologie niewymagane technicznie do działania strony. Zgoda powinna być uzyskana przed użyciem niekoniecznych cookies.
• prowadzenie działań marketingowych własnych poza cookies, np. kontakt związany z usługami lub relacją biznesową, jeśli jest to zgodne z przepisami
  na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w zależności od formy działania
• prowadzenie komunikacji w mediach społecznościowych
  na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do:

• udzielenia odpowiedzi na wiadomość
• przygotowania oferty lub wyceny
• zawarcia i realizacji umowy
• dalszego kontaktu w sprawie projektu lub współpracy

Brak podania danych może uniemożliwić realizację powyższych działań.

Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają nas w prowadzeniu strony i działalności, w szczególności:

• dostawcom hostingu i infrastruktury IT
• dostawcom poczty elektronicznej
• dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych
• dostawcom systemów CRM i automatyzacji
• biuru rachunkowemu oraz podmiotom świadczącym obsługę księgową, prawną lub administracyjną
• podmiotom świadczącym wsparcie techniczne, programistyczne lub serwisowe
• operatorom mediów społecznościowych, jeśli kontakt odbywa się z użyciem ich platform

Dane przekazujemy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z niektórych narzędzi zewnętrznych, w szczególności dostawców usług analitycznych, reklamowych, CRM lub społecznościowych, Twoje dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do Stanów Zjednoczonych.

W takich przypadkach stosujemy odpowiednie mechanizmy ochrony przewidziane przez RODO, w szczególności:

• decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, jeśli ma zastosowanie
• standardowe klauzule umowne
• inne zgodne z prawem mechanizmy zabezpieczające

Jeżeli transfer danych odbywa się do podmiotu uczestniczącego w EU-U.S. Data Privacy Framework, może on opierać się na decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. Komisja potwierdziła ten mechanizm jako aktualną podstawę adekwatności dla kwalifikujących się transferów do USA.

Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub potrzebny do zabezpieczenia roszczeń.

Co do zasady:

• dane z korespondencji – przez czas potrzebny do obsługi sprawy oraz przez okres uzasadniony archiwizacją i obroną przed roszczeniami
• dane związane z ofertą, wyceną i współpracą – przez czas prowadzenia rozmów, realizacji umowy oraz okres przedawnienia roszczeń
• dane księgowe – przez okres wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania lub ustania celu przetwarzania
• dane związane z cookies i podobnymi technologiami – zgodnie z okresem życia danego pliku cookie i konfiguracją używanych narzędzi

Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych
• sprostowania danych
• usunięcia danych
• ograniczenia przetwarzania
• przenoszenia danych
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Media społecznościowe

Prowadzimy profile i działania komunikacyjne w mediach społecznościowych. Na stronie Special Space znajdują się odnośniki m.in. do Facebooka, Instagrama, YouTube, Behance i LinkedIn.

Dane użytkowników tych kanałów mogą być przetwarzane w celu:

• odpowiedzi na wiadomości i komentarze
• prowadzenia komunikacji
• prezentowania naszej oferty, realizacji i treści firmowych
• budowania relacji z odbiorcami

Podstawą przetwarzania danych przez nas w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes.

Operatorzy tych serwisów społecznościowych działają niezależnie jako odrębni administratorzy danych na zasadach określonych w ich własnych politykach prywatności.

Pliki cookies i podobne technologie

Na stronie wykorzystujemy pliki cookies oraz podobne technologie.

Cookies to niewielkie informacje tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika, które umożliwiają prawidłowe działanie strony, zwiększenie jej bezpieczeństwa, zapamiętanie ustawień oraz – po uzyskaniu odpowiedniej zgody – prowadzenie analiz, remarketingu i działań reklamowych.

Na stronie mogą być stosowane następujące kategorie cookies:

• niezbędne – konieczne do prawidłowego działania strony
• analityczne / statystyczne – pomagające analizować sposób korzystania z serwisu
• funkcjonalne – pozwalające zapamiętać preferencje użytkownika
• marketingowe – wykorzystywane do remarketingu, dopasowywania reklam i mierzenia skuteczności kampanii

Cookies niezbędne mogą być używane bez zgody użytkownika, ponieważ są konieczne do działania strony.

Cookies analityczne, funkcjonalne i marketingowe, o ile nie są niezbędne technicznie, są wykorzystywane dopiero po uzyskaniu zgody użytkownika. Zgoda może zostać wyrażona, zmieniona lub wycofana za pomocą ustawień dostępnych w banerze cookies lub centrum preferencji. EDPB wskazuje, że zgoda musi być świadoma i udzielona przed przetwarzaniem opartym na cookies niewymaganych technicznie.

Wyłączenie niektórych cookies może wpływać na działanie części funkcji strony.

Narzędzia analityczne, reklamowe i CRM

Na stronie możemy korzystać z narzędzi dostarczanych przez zewnętrznych dostawców, w szczególności w celu:

• analizy ruchu na stronie
• tworzenia statystyk
• mierzenia skuteczności kampanii
• prowadzenia remarketingu
• dopasowania komunikatów marketingowych
• obsługi leadów, formularzy, zapytań i relacji z klientami w systemie CRM

W szczególności korzystamy lub możemy korzystać z takich rozwiązań jak:

• Google Analytics 4
• Meta Pixel
• narzędzia remarketingowe Google i Meta
• system CRM służący do obsługi zapytań, leadów i procesu kontaktu z klientem

Jeżeli narzędzia te wykorzystują cookies lub podobne technologie, są uruchamiane zgodnie z ustawieniami zgód użytkownika.

Dane zbierane przez te narzędzia mogą obejmować m.in.:

• adres IP
• identyfikatory cookies
• informacje o urządzeniu i przeglądarce
• aktywność użytkownika na stronie
• informacje o źródle ruchu
• informacje o dokonanych interakcjach, np. wysłaniu formularza lub przejściu na określoną podstronę

Logi serwera i bezpieczeństwo

Korzystanie ze strony wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera, na którym utrzymywana jest strona. Każde zapytanie może być zapisane w logach serwera.

Logi mogą obejmować w szczególności:

• adres IP
• datę i czas serwera
• informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym
• adres URL żądania
• informacje o błędach technicznych

Dane te są wykorzystywane przede wszystkim w celu zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki błędów oraz administrowania serwisem. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Co do zasady nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Jednocześnie korzystanie z narzędzi analitycznych i reklamowych może wiązać się z profilowaniem marketingowym po stronie dostawców tych usług, zgodnie z ich zasadami i ustawieniami.

Linki do stron zewnętrznych

Na stronie mogą znajdować się linki do innych stron internetowych lub usług zewnętrznych. Nie odpowiadamy za zasady prywatności obowiązujące u tych podmiotów. Zachęcamy do zapoznania się z ich własnymi politykami prywatności.

Zmiany polityki prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku:

• zmian przepisów prawa
• zmian technologicznych
• zmian w sposobie działania strony
• wdrożenia nowych narzędzi, usług lub procesów

Data ostatniej aktualizacji: 4 kwietnia 2026 r.